株式会社設立時に用意する書類

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    3.株式会社設立時に用意する必要書類とは

     株式会社を設立するには、まずは定款という事業活動などをまとめた書類を公証役場で認証してもらわなくてはいけません。しかし、それで終わりではなく、会社設立時にはその他数多くの必要書類を準備することになります。会社設立の手順に沿って必要書類を説明しましょう。

    ■まず定款の認証を行う
     株式会社設立にあたってはまず設立項目を設定して、印鑑を作成します。次に設立項目や事業内容などを明文化した定款を作りますが、これを公証役場に持って行って認証をしてもらわなくてはいけません。定款、発起人全員の印鑑証明書、収入印紙代4万円、定款認証料5万円、定款の写しである定款謄の発行代が2,000円ほどかかります。

    ■登記段階の必要書類
     公証役場での定款の認証が済んだら、次は会社設立のための登記を法務局で行います。そのためには登記申請書、登録免許税の収入印紙15万円分を貼ったA4用紙、登記事項を保存した電子メディア、定款、発起人の決定書、取締役の就任承諾書、(監査役の就任承諾書)、取締役全員の印鑑証明書、払込証明書、新会社の印鑑届出書などが必要になります。

     このなかの払込証明書は、定款にある通りの資本金が発起人によって所定の銀行口座に振り込まれたことを証明する書類です。払込金額、代表取締役の氏名が記載された書面の他、所定の銀行口座通帳の表紙、表紙裏、振込内容が記載されたページのコピーが必要となります。

     条件によっては不要となる書類がある一方、それぞれの書類に誰の署名や捺印が必要なのか異なりますし、押印する印鑑も一種類ではありません。注意深く書類作成しなければならず、会社創立時の立て込んでいる時期にきっちりと用意するのはなかなか大変なことでもあります。

    ■開業届け出段階の必要書類
     登記が完了したら次は各役所への開業の届け出です。税金や保険の関係で、会社設立の際に必ず開業の届け出をするように義務付けられています。届出先はひとつではなく、税務署、都道府県・市町村、労働基準監督署、ハローワーク、年金事務と多方面にわたり、それぞれに必要書類が発生します。

     例えば、税務署には、定款の謄本(コピー)、登記事項証明書の他に、法人設立届出書、青色申告の承認申請書、給与支払事務所等開設届出書、源泉徴収税の特例の承認に関する申請書などを提出しなければいけません。

     また、労働基準監督署には労働保険関係成立届、労働保険概算保険料申告書が、ハローワークには雇用保険適用事業書設置届、雇用保険被保険者取得届、年金事務所には健康保険・厚生年金保険新規適用届、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、健康保険被扶養者(異動)届などの提出が求められます。

     会社設立の際の必要書類というと定款を思い浮かべる人も多いかもしれませんが、それはスタートに過ぎません。登記、開業届けなどの際にさらに多種多様な書類が必要ということを覚えておきましょう。

    ■パソコンを活用しよう
     最近では定款をパソコンで自作して電子定款を送付して公証役場で認証をしてもらう人も少なくありません。登記の際の必要書類もオンラインで提出することもできるので活用してみてはいかがでしょうか。

     公証役場で定款の認証後、オンラインで法務局へ登記の申請手続を行うには、まず、申請用総合ソフトなどが必要です。申請用総合ソフトは法務省のオンライン申請システムのサイトからダウンロードして使用するようになっています。まず、申請用総合ソフトに用意されているテンプレートから目的に応じて必要なものを選択して申請書情報を作成しましょう。申請書情報には必ず申請人またはその代理人の電子署名が必要となります。

     電子署名をするには、まず電子証明書を取得しなくてはいけません。オンライン申請をしたいと考えるならば必ず必要になるものです。原則的に電子証明書は電子認証登記所の電子証明書のみとなります。

     また、ひとつの申請で送信できる添付書類のファイルは10MBまでという点にも注意が必要です。必ず容量を守って、署名付きPDFファイル、ビットマップイメージファイル、XML電子公文書ファイルのいずれかの形式で必要書類を作成するようにしましょう。

    ■設立代行業者に依頼するのもひとつの方法
     以上のように会社設立時の必要書類は多岐にわたります。紙の書類でも電子申請でも手間がかかる上に、もし誤字・脱字や書類の提出不足があれば法務局から修正するようにいわれ、再提出の憂き目にあうことも珍しくありません。

     そもそも会社設立時の必要書類をどう記載したらいいのか最初の段階でつまずいてしまう人も多いでしょう。事務手続きの手間を減らして本業に集中したいというのも、もっともな事です。

     そこでお勧めしたいのが設立代行業者の活用です。設立代行業者ならば必要書類を過不足なく正しく揃えてくれるばかりか、資金調達、補助金・助成金申請の相談に乗ってもらえることもあります。会社設立時だけではなく決算、申告など末永くお願いができる代行業者もあるため、ぜひ探してみてはいかがでしょうか。

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