会社設立をする際に必要な「電子定款」を自分で作成する場合
会社設立の際、必ず必要なものに定款があります。会社における憲法のようなものです。近年では、この定款を電子定款に置き換えるケースが増えていますが、どのようなメリットがあるのでしょうか？また、自分で電子定款を作成するにはどうすれば良いのでようか。？
＜自分で電子定款の作成をする際に必要なもの＞
定款とは会社設立の際に提出が義務付けられている書類のひとつです。会社の目的、組織などの基本規則を記したもので「会社の憲法」と呼ばれることもあります。株式会社の登記にあたっては、定款を公証役場で認証してもらわなくてはいけません。この時、紙の定款は4万円の収入印紙を貼る決まりになっています。ところが、電子定款ならば収入印紙が不要であるためそれだけコスト削減にもなり、注目されているというわけなのです。紙なら収入印紙が必要で、電子データなら収入印紙が貼れないので０円になるという変な仕組みです。
電子定款は個人で作成することもできます。しかし、少なくともパソコンは必要です。テキストファイルを加工することが主な作業であるためハイスペックなマシンでなくてもかまいません。しかし、少なくともインターネットに接続できる環境は必要です。具体的に必要なハードウェア、ソフトウェアは以下のようなものになります。
・Wordなどの文章作成ソフト
・テキストファイルをPDF化するソフト
・ICカードリーダライタ
・電子証明書付きの住基カードもしくはマイナンバーカード
Wordなどの文章作成ソフトはすでに所有している事業所も多いでしょう。また、テキストファイルをPDF化するソフトはフリーウェアもあるため、そういったものを使えばリーズナブルに作成することができそうです。
しかし、少しコストがかかってしまうのがICカードリーダライタです。紙の定款でも実印を押印しなければいけませんが、電子定款では電子署名を付与する義務があります。電子署名は住基カードやマイナンバカードに紐付けられているため、まず、市区町村の役所で電子証明書付きの住基カードを発行してもらわなければいけません。この住基カードやマイナンバカードのデータをパソコンで読み取るためにICカードリーダライタが必要になるというわけです。実売価格は２,000円前後といったところでしょうか。
ICカードリーダライタというのは電子定款の作成の必需品ではありますが、その後の業務で使う機会はほとんどないと言って良いでしょう。今後、さらに新しく会社を設立する予定があるならば、その時に役立つことはあります。しかし、それでも数回しか使わないことは明らかです。費用対効果を考えると痛い出費と言わざるをえません。
＜自分で電子定款の作成をする際の手順＞
電子定款は自分で作成することも可能です。その際の流れを見ていきましょう。
●電子署名に必要なものをそろえる
電子定款で最も手間がかかるのは電子署名ともいえます。電子署名とは電子文書に付与する電子的な徴証で、デジタルな実印もしくはサインのようなものです。住基カードやマイナンバカードが必要なのは本人と確実に紐付ける為とも言えるでしょう。偽造、改ざんなどを防止するためには必ず必要な作業なのです。電子署名の作成に必要となる住基カードやマイナンバカード、ICカードリーダライタなどをまず揃えておきましょう。
●Wordなどで文書を作成する
電子定款を作成するとしても、内容は紙の定款と変わりません。公証役場のサイトにある雛形を参考にしたり、ネットで公開されている他企業の定款を参考にしたりするのも良いでしょう。定款は会社の憲法にあたるため、内容については十分に吟味する必要があります。事業の目的、商号、本社所在地、資本金額、発起人の氏名と住所など必ず記載しなければいけない項目もあるため注意してください。
●定款をPDF化する
専用アプリでテキストファイルをPDF化します。PDF化は印刷のメニューになっていることもあるため最初は戸惑うかもしれません。しかし、印刷するように操作を続けていくと、PDFファイルが簡単に作成できるようになっています。近年では契約書類などはテキストファイルではなくPDFファイルという企業が増えているため、PDF化に慣れておけばその後の仕事でも役立つでしょう。
●電子署名を付与する
PDF化した文書に電子署名を付与するには、PDF署名プラグインが必要です。法務省が管轄している「登記・供託オンライン申請システム」サイトならば、たとえばAdobe Acrobat用のプラグインも無料でダウンロードできます。
プラグインをダウンロードしたらICカードリーダライタをパソコンに接続して、ICカードをセットします。次に定款のPDFファイルを専用アプリで開きましょう。Adobe Acrobatで開けば「署名」というアイコンがツールバーに表示されるため、プルダウンメニューを開きます。そのなかの「文書に署名」を選択するとカーソルが十字になるので署名したい場所の左上に置きクリックしましょう。すると、電子署名のためのスペースがアラートされます。パスワード等を入力して電子署名完了という流れになっています。
以上のように会社設立にあたって電子定款を自分で作成するのは思いのほか大変です。数万円かけて必要なソフトや機器をそろえても、その後使わないこともあります。なにより、ソフトをインストールしたり設定すのが難しく時間がかかります。代行業者電子定款の作成を依頼すれば、そういったものを買うよりも安く電子定款を作ることが可能です。代行の利用もぜひ検討してみてはいかがでしょうか。